Fehlzeiten-Kalender und -ABC: Gebrauchsanweisung

 

Am Freitag erreichte mich eine höchst nette eMail von einer BGM-Akteurin. Sie fragte nach einer Art Gebrauchsanweisung für die Einführung meiner Fehlzeiten-Kalender und des Fehlzeiten-ABC.

eMail-Anfrage zur Einführung der Fehlzeiten-Kalender und des ABCs

Gebrauchsanleitung für die Fehlzeiten-Kalender (Kurzfassung)

Gebrauchsanleitung für die Fehlzeiten-Kalender (Kurzfassung)

Über diese nette eMail zur Verwendung der Fehlzeiten-Kalender habe ich mich sehr gefreut und will nun in Form dieses Blog-Beitrags eine öffentliche Antwort geben.

Denn ich kann mir vorstellen, dass die fragende BGMlerin nicht die einzige ist, die gern genauer wüsste, wie so ein „Event“ zur Verteilung der Jahresbegleiter („Gesund führen – Fehlzeiten senken“) aussehen kann.

Und ganz gewiss ist sie auch nicht die einzige „One-Woman-Show“ im Betrieblichen Gesundheitsmanagement im Lande …

Sie schreibt:

Der Fehlzeiten-Kalender

Der Fehlzeiten-Kalender

Liebe Frau Matyssek,

vielen lieben Dank noch einmal für den Täufling :-)! (Anmerkung: Fehlzeiten-Kalender für Führungskräfte)

Mein Vorgesetzter ist von ihm ebenfalls sehr begeistert und auch vom Fehlzeiten-ABC.

Wir haben eine hohe Fehlzeitenrate in unserem Unternehmen, und das Thema „Gesund Führen“ wurde bisher wenig beachtet, auch das BGM gibt es erst seit Anfang diesen Jahres, und ich bin dort eine One-Woman-Show.

Mein Vorgesetzter und ich würden gerne die Fehlzeiten reduzieren von Seiten des BGMs, natürlich mit Unterstützung der Personalabteilung.
Wir würden dabei gerne Ihren Jahresbegleiter und das Fehlzeiten ABC bei uns im Unternehmen nutzen. Nur ist uns noch nicht klar, wie wir das Ganze am Besten aufziehen.

Könnten Sie uns denn ein paar Tipps geben, wie das nach Ihrer Erfahrung am besten klappt? In dem Webinar, das übrigens großartig war, meinten Sie, dass das ganze als Event im Unternehmen zelebriert werden sollte.

Uns ist es sehr wichtig, dass der Jahresbegleiter von den Führungskräften auch wirklich genutzt und als positiv empfunden wird , so dass sich die Führungskultur nachhaltig ändert.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung dazu.

Beste Grüße

So weit zu der eMail. Übrigens habe ich mich natürlich auch sehr gefreut über das tolle Feedback zum Webninar. Falls Sie wissen möchten, worüber die Dame hier spricht, werfen Sie einfach einen Blick aufs Video zur Kalender-Taufe.

Meine Antwort: Eine Gebrauchsanweisung

Es gibt ja bereits ein Informationsblatt zur Einführung der Fehlzeiten-CareCard. Darin finden Sie auch schon gute Tipps.

Bei größeren Materialien wie dem Kalender, der ja die Führungskräfte 1 Jahr lang begleiten soll, empfiehlt sich ein umfangreicheres Event, damit das Geschenk einen würdigen Rahmen erhält – und zwar mitsamt Planung von Vorher und Nachher. Mein Vorschlag dazu sieht so aus: Dreiteilig, nämlich aufgesplittet in Vorbereitung, eigentliches Ereignis und Nachbereitung bzw. Nachhaltigkeitssicherstellung.

Vorher = Zur Vorbereitung des Events

Stellen Sie einen Spannungsbogen her: Kündigen Sie an „da kommt etwas“, ohne zu verraten, um was es geht. Auch das Thema sollten Sie noch nicht verraten, denn „Fehlzeiten“ klingt für die meisten Führungskräfte eher abtörnend …

Was Sie konkret tun könnten?

Zum Beispiel verschicken Sie im Vorfeld eine eMail-Serie, z.B.: „Noch 4 Wochen, noch 3 Wochen, noch 2 Wochen, noch 1 Woche, noch 5 Tage, noch 4 Tage, noch 3 Tage, übermorgen, morgen, heute ist es so weit“ (so ähnlich, wie Sie es von mir von der Kalender-Taufe kennen …).

Darin können Sie ein Ratespiel veranstalten (vielleicht sogar mit Gewinn-Möglichkeit – 1. Preis: 1mal Mittagessen mit dem CEO), etwa indem Sie täglich 1 Buchstaben (von F-E-H-L-Z-E-I-T-E-N) errätseln lassen, die in die richtige Reihenfolge gebracht werden sollen (oder nach Ihrer Vorgabe an bestimmen Stellen des Lösungswortes eingetragen werden). Die Fragen können sich auf den Betrieb beziehen („Wie heißt die neue Kantinen-Chefin mit Vornamen? Der Anfangsbuchstabe ist der 3. im Lösungswort“; falls sie Helga heißt oder so – Sie wissen, wie ich das meine); oder natürlich schon sachte zum Thema hinführen („Die Abkürzung BEM steht für …? Der 3. Buchstabe Ihrer Antwort ist zugleich der 10. Buchstabe des Lösungswortes“) – damit es nicht zu verwirrend ist, können Sie auch Postkarten mit 10 Strichen verteilen, auf denen jeweils die Lösungsbuchstaben eingetragen werden.

Legen Sie fest, was mit den Lösungskarten geschehen soll (Lösungswort per eMail an Sie schicken oder die Karten irgendwo einwerfen – das sollte möglichst wenig Arbeit verursachen). Wenn Sie am Tag des Ereignisses einen Preis verteilen möchten, müssen Sie die Lösungsworte ja vorher einsammeln, damit Sie dann einen Gewinner aus den richtigen Meldungen „ziehen“ lassen können; das macht jemand „Wichtiges“, vielleicht der Werksarzt; jedenfalls sollten allein schon bei der Vorbereitung möglichst viele Menschen beteiligt sein.

Es folgt ziemlich zu Beginn dieses Vorbereitungsprozesses (vielleicht sogar schon vor dem eigentlichen Spiel-Beginn) die Einladung zum eigentlichen Ereignis.

Diese sollte von der Geschäftsleitung persönlich ge-/unterschrieben sein und Vorfreude aufs Ereignis ausdrücken – nichts Demotivierendes wie „Die Fehlzeiten müssen endlich runter“, sondern etwas, dass Ihre GL ebenso glaubwürdig vertreten kann; z.B.

„Uns ist wichtig, dass Sie sich bei der Arbeit wohlfühlen. Wenn die Atmosphäre stimmt und möglichst alle da sind, arbeitet es sich leichter. Wir haben uns deshalb etwas ausgedacht, dass es Ihnen erlaubt, bei Ihrem täglichen engagierten Tun Ihr eigenes Wohlbefinden und das der anderen immer mal wieder in den Blick zu nehmen. Seien Sie gespannt. Ich freue mich auf dieses Ereignis am … um … – und auf Sie! Bis dahin spannende Tage, Ihr CEO XY“

– Oder so ähnlich …

Das Event als solches

Gebrauchsanleitung zur Überreichung des Fehlzeiten-Kalenders

Gebrauchsanleitung zur Überreichung des Fehlzeiten-Kalenders

Beim Event können Sie die Plakate mit dem Fehlzeiten-ABC an die Wand hängen, so dass der Raum schon ein bisschen anders aussieht als sonst; sofern Sie weit übers Land verteilt sind, müssen Sie halt auf ein Webinar ausweichen – oder Sie lassen parallel in allen Niederlassungen das gleiche Event stattfinden und gehen nur kurz zur „Enthüllungsschalte“ digital auf Sendung (so wie bei meiner Kalender-Taufe, die war ja nichts Anderes – nur dass Sie schon wussten, worum es geht).

Verwenden Sie bei der Raumgestaltung (auch im Webinarraum …) die Vorder- und Rückseite. Mit letzterer können Sie vielleicht die Raumtür bekleben. 

Die Preise (Mittagessen-Gutscheine oder einen Korb mit Äpfeln, die der Gewinner an seine Team-Mitglieder zur Gesunderhaltung verteilen kann; oder das Kartenspiel von mir …) sind anfangs vielleicht noch verdeckt, um die Neugier aufrecht zu erhalten.

Diese Gebrauchsanleitung können Sie hier als pdf in Kurzfassung herunterladen, übrigens.

Zum Start begrüßen Sie (als BGMlerin) die Geschäftsleitung und natürlich alle anderen.

Wenn es zu Ihnen passt, können Sie scherzhaft in den Saal fragen:

Seid ihr alle daha??

Und die Antwort (ggf. „ich kann euch nicht verstehen … noch einmal …“) können Sie kommentieren mit

„Arbeiten ist am schönsten, wenn alle da sind;
aber es gehört nun mal zum Leben dazu, dass nicht immer alle gesund sind.
Die Frage ist, wie wir damit umgehen.
Und dazu haben wir uns etwas einfallen lassen.
Sie konnten sich in den letzten 4 Wochen am Ratespiel beteiligen.
Das Lösungswort ist die zugleich die Überschrift für unsere heutige Veranstaltung.
Nämlich? … Fehlzeiten!
Und der erste, der diesen Begriff richtig erraten hat, war … XY!
(oder: Aus allen, die richtig geraten haben, wird Frau Z jetzt einen Gewinner ziehen)“

Sie überreichen den Preis und lassen den Sieger / die Siegerin hochleben. Und danach geht es weiter:

„Aber natürlich sind Sie alle Gewinner,
allein schon, weil Sie sich während dieses Rätsels mit unserem wunderbaren Unternehmen auseinandergesetzt haben …
und wir haben deshalb ein Geschenk für jede/n von Ihnen!“

Dann lassen Sie – wieder durch jemand „Wichtiges“ – den Stapel mit den Fehlzeiten-ABCs enthüllen. Alle denken, DAS wäre schon das Geschenk. Dabei sind die ABCs nur das Vorgeplänkel … aber ein wichtiges!

„Im Lutherjahr spielen Thesen eine ganz wichtige Rolle.
Wir haben hier 26 zum Thema Gesundheit, Wohlbefinden, Anwesenheit:
Das Fehlzeiten-ABC!
1 Exemplar für Ihre Bürowand.
Damit Sie immer wieder Ihr Augenmerk auf so grundsätzliche Dinge richten wie:
Kontakt – Kontakt – Kontakt.
Hängen Sie es auf und lassen Sie sich immer wieder an so charmante Sachen erinnern wie
Erholung, Prioritätensetzung, Guten-Morgen-Runden usw.

Sie verteilen die ABCs – die können Sie ja herumgehen lassen. Aber während dann alle denken „das war’s“, reden Sie weiter bzw. lassen weiter reden:

Und jetzt dachten Sie vielleicht „das war’s schon“, aber nein:
Uns ist das so Thema „Gesund Führen – Fehlzeiten senken“ so wichtig,
dass wir Sie ein ganzes Jahr bei diesen Aufgaben unterstützen möchten.
Und zwar mit diesem Jahresbegleiter!

(1 Exemplar zeigen – aaahs und ooohs abwarten 😉 …)
Auch davon haben wir für jede/n von Ihnen 1 Exemplar.
Damit können Sie sich Woche für Woche an die Thesen des ABCs erinnern lassen
und 26mal einen Kringel auf dem Plakat einzeichnen;
denn die 26 Thesen des ABCs kommen natürlich auch im Kalender vor.
Planen Sie am besten fortan für jede Woche in 2018
Montags mittags eine 10minütige Impuls-Pause ein,
in der Sie sich mit dem Thema der Woche auseinandersetzen.“

Und dann erst enthüllen Sie den Kalenderstapel. Die Kalender werden nun jeder Führungskraft einzeln (!) von Ihrem CEO oder von der Betriebsärztin oder dem Betriebsratsvorsitzenden oder anderen wichtigen Menschen in die Hand gegeben, mit Blickkontakt und besten Wünschen. So richtig von Mensch zu Mensch.

Danach gibt es im Idealfall noch etwas Leckeres zu essen und zu trinken 🙂

Aber auch wenn es in Ihrem Unternehmen schwierig sein sollte, solche Idealbedingungen zu kreieren: Machen Sie ein Event daraus (wenigstens ein kleines) – schließlich kostet so ein ABC zwischen 1,50 und 3,50 €, und ein Kalender 9,99 €. Damit zeigt Ihr Betrieb, dass ihm das Thema wichtig ist.

Nachher = Zur Verankerung im Alltag 2018:

Schicken Sie doch in jeder Woche eine Betreffzeil-eMail (ansonsten ohne Text oder nur mit einem Zitat aus dem Kalender in der jeweiligen Woche) an alle Führungskräfte: Also eine Leermail, die einfach nur den Betreff – z.B. in Woche 1 – hat: „Fehlzeiten sind Führungsaufgabe?“ (das Fragezeichen regt zum Denken an, während dei Aussage als solche für Protest sorgen könnte – also nie das Fragezeichen vergessen!) oder „Krankmeldung bei Ihnen persönlich?“; oder in der 2. Woche „Gemeinsame Pausen?“ oder „Haben Sie für diese Woche schon eine gemeinsame Pause geplant?“ oder eben den Text „Zeigen Sie Ihre Fürsorglichkeit, indem Sie auf Pausen achten!“

Damit zeigen Sie, dass Sie ganz „dran“ sind an den Führungskräften, und auch an den Inhalten des Kalenders.

Nutzen Sie die jeweiligen Kalenderthemen der Woche oder die ABC-Thesen, wann immer Sie ins Gespräch gehen mit Führungskräften („Heute schon Kontakt gehabt?“, „Tacheles geredet?“, „sich gefreut, dass alle da sind?“ usw.).

Ergänzungsangebot für Sie als innerbetriebliche BGMlerin:

Und aus aktuellem Anlass möchte ich kurz auf den in Kürze startenden Online-Kurs für BGMlerinnen hinweisen, der genau das zum Ziel hat: die Führungskräfte ohne Druck für ihre Aufgaben im Bereich Gesundheit / BGM gewinnen.

Es ist ja häufig so, dass innerbetriebliche Akteurinnen im BGM allein auf weiter Flur sind (Stichwort „One-Woman-Show„) – oder sich zumindest so fühlen. Da ich den 3monatigen Online-Kurs persönlich begleite und moderiere sowie – natürlich freiwillig – die Teilnehmerinnen zu Tandems oder Erfolgsteams zuordne, ist das ein wunderbarer Weg (meiner persönlichen Erfahrung nach!), sich weniger allein zu fühlen …

Seit dem 9.10. (meiner Rückkehr aus dem Urlaub) kann dieser rückenstärkende Online-Workshop wieder belegt werden. Der Kurs startet am 8.11.2017. Hier gehts zum Online-Kurs für BGMlerinnen Für die ersten 3 Anmelderinnen nach meinem Urlaub gilt als Besonderheit die Möglichkeit zu einem kostenlosen 30minütigen Skype-Gespräch oder Telefonat mit mir.

Ich freue mich, wenn wir im Kontakt bleiben!

Und vielleicht möchten Sie mir ja auch berichten, wie das Event bei Ihnen gelaufen ist. Das wäre schön!

 

 

Veröffentlicht unter BGM voranbringen, Newsletter

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